ส่งจดหมายเวียน Word โดยส่งผ่านอีเมล์ MS Outlook แบบมืออาชีพ

993

Sponsored Links

วิธีส่งเมล์ MS Outlook โดยสร้างจดหมายเวียนจาก MS Word

สำหรับการติดต่อสื่อสาร การประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ทั่งในองค์กร หรือ นอกองค์กร ปัจจุบันการรับส่งเอกสารผ่านอีเมล์ เป็นเรื่องที่ทุกบริษัทต้องใช้งาน แม่แต่นักศึกษาก็ยังต้องส่งงานผ่านเมล์ 

วันนี้จะมาแนะนำการส่งจดหมายเวียน หรือ ส่งอีเมล์เวียน เพื่อแจ้งโปรโมชั่น หรือ แจ้งอัพเดทข้อมูลประกาศต่างของทางบริษัท เพื่อให้ลูกค้าที่เราติดต่ออยู่ แต่จะส่งเมล์ครั้งละ 1 account ก็จะเสียเวลามากเลยทีเดียว หรือ จะใช้ BCC ก็อาจจะทำให้ข้อมูลในอีเมล์ ไม่สามารถระบุชื่อบุคลนั้นๆ ได้ เนื่องจากต้องส่งหาหลายๆคนพร้อมๆกัน

ดังนั้นวิธีนี้จึงเป็นทางเลือกที่ดีมาก เพราะเราจะส่งเพียงครั้งเดียว และยังระบุชื่อบุคคลได้เป็นรายบุลคล หรือชื่อบริษัทได้เลยครับ

  1. ก่อนอื่นให้เราเตรียมข้อมูลลูกค้าหรือผู้ติดต่อที่ต้องการส่งอีเมล์ให้ครับ โดยสร้างไฟล์ Excel ตามตัวอย่างสามารถปรับเพิ่มข้อมูลได้ตามที่ต้องการ

  1. เมื่อเตรียมข้อมูลผู้รับเสร็จ ขั้นตอนก็เปิด Microsoft Word ของเรามา จากนั้นเลือกแถบ Mailings > คลิก Start Mail Merge > เลือก Email Messages (สำหรับคนที่ต้องการทำซองจดหมายดูได้ที่ วิธีทำซองจดหมายเวียน)

  1. จากนั้นให้เราพิมพ์รายละเอียดอีเมล์ที่ต้องการส่ง โดยให้เว้นตรงชื่อผู้รับไว้

  1. เมื่อเสร็จแล้วให้นำเข้าไฟล์ excel รายชื่ออีเมล์ที่เราสร้างไว้ โดยคลิกที่ Select Recipients เลือก Use an Exciting List

  1. เลือกไฟล์ Excel ที่เตรียมไว้ตามข้อ 1

Sponsored Links

  1. หากมีหลาย Sheet ให้เลือกตามที่กำหนดไว้

  1. จากนั้นให้คลิกเลือก Edit Recipient List เพื่อตรวจสอบข้อมูลรายชื่อผู้รับ

  1. หากไม่มีอะไรผิดพลาดจะเห็นรายชื่อที่เราเตรียมไว้

  1. เมื่อพร้อมแล้วก็มาเพิ่มข้อมูลผู้รับลงให้ จดหมายเวียน ของเรากันครับ โดยคลิกที่ Insert Merge Field เลือก Name หรือตามหัวข้อที่กำหนดไว้ เพิ่มส่วนข้อมูลอื่นตามที่ต้องการ

  1. เมื่อรายละเอียดครบถ้วนแล้ว เราก็พร้อมที่จะส่งให้กับผู้รับตมรายชื่อที่ได้กำหนดไว้แล้วครับ โดยให้คลิกที่ Finish & Merge แล้วเลือก Send Email Messages (แนะนำให้เปิด Microsoft Outlook ไว้ก่อนครับ)

  1. จะมีหน้าต่างขึ้นมาให้เรากำหนด โดย To: ให้เลือก Email และ Subject line: กำหนดหัวข้ออีเมล์

  1. เมื่อเรากด Ok เสร็จเมล์จะถูกส่งออกตามรายชื่อ (ขั้นตอนนี้หากไม่ได้เปิด Outlook ไว้ Outlook จะถูกเรียกใช้งานเองอัตโนมัติครับ)

  1. เสร็จเรียบร้อยแล้ว ลองนำไปปรับใช้งานกันดูครับ ปรับให้เข้ากับการทำงานของเรา หวังว่าจะมีประโยชน์นะครับ ยังก็อย่าลืมแชร์บทความให้เพื่อนเราด้วยนะครับ ^^

--- Sponsored Links ---

You might also like