วิธี ย้าย Outlook Data File (.pst) ไป Drive D หรือย้ายไปเครื่องใหม่ แก้ปัญหา Drive C เต็ม

เคยเจอปัญหานี้ไหมครับ? อยู่ๆ คอมพิวเตอร์ก็แจ้งเตือนว่า “Drive C is running low on space” ทั้งๆ ที่ก็ไม่ได้ลงโปรแกรมอะไรเพิ่ม เปิดโปรแกรม Outlook ก็เริ่มช้าลงเรื่อยๆ ปัญหาเหล่านี้ส่วนใหญ่มักมีสาเหตุมาจากไฟล์ข้อมูลของ Outlook หรือที่เรียกว่า “Outlook Data File” (.pst หรือ .ost) ที่นับวันยิ่งใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ จนกินพื้นที่ Drive C ของเราไปมหาศาล

บทความนี้จะแสดง วิธี ย้าย Outlook Data File แบบละเอียด เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าว โดยแบ่งเป็น 2 กรณีหลักที่ทุกคนต้องเจอคือ:

1. การย้าย Outlook ไป Drive D หรือไดรฟ์อื่นๆ ในคอมพิวเตอร์เครื่องเดิม เพื่อเพิ่มพื้นที่ให้ Drive C
2. การย้าย Mail Outlook ไปเครื่องใหม่ ทั้งหมด สำหรับตอนที่เราเปลี่ยนคอมพิวเตอร์

ไม่ต้องกังวลว่าจะยากนะครับ แค่ทำตามทีละขั้นตอนพร้อมดูรูปประกอบ รับรองว่าทำได้แน่นอนครับ

ทำไมเราต้องย้าย Outlook Data File ด้วยล่ะ?

หลายคนอาจสงสัยว่าทำไมไม่ปล่อยไฟล์ไว้ที่เดิม คำตอบง่ายๆ คือ เพื่อชีวิตที่ดีกว่าครับ

• เพิ่มพื้นที่ Drive C: Drive C เป็นไดรฟ์หลักสำหรับ Windows และโปรแกรมต่างๆ การที่ Drive C มีพื้นที่เหลือน้อยจะทำให้คอมพิวเตอร์ทำงานช้าลงอย่างเห็นได้ชัด การย้ายไฟล์ Outlook ที่มีขนาดใหญ่ไปไว้ที่ Drive D จึงเป็นการแก้ปัญหาที่ตรงจุดที่สุด
• สำรองข้อมูลง่ายขึ้น: เมื่อเรารวมไฟล์ข้อมูลสำคัญไว้ที่ Drive D การสำรองข้อมูล (Backup) ก็จะทำได้ง่ายและปลอดภัยกว่า
• ปลอดภัยตอนลง Windows ใหม่: หากวันไหนต้องลง Windows ใหม่ ข้อมูลใน Drive C จะหายไปทั้งหมด แต่ถ้าเราย้ายไฟล์ Outlook ไป Drive D แล้ว ข้อมูลอีเมลทั้งหมดของเราก็จะยังอยู่ครบถ้วนครับ

Step 0: เตรียมตัวก่อนย้าย – ไฟล์ Outlook ของเราอยู่ที่ไหน?

ก่อนจะเริ่มย้าย เราต้องรู้ก่อนว่าไฟล์เจ้าปัญหาของเราซ่อนอยู่ที่ไหน วิธีหาง่ายนิดเดียวครับ

1. เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook
2. ไปที่เมนู File (ไฟล์) > Info (ข้อมูล)
3. คลิกที่ Account Settings (การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้) > เลือก Account Settings… อีกครั้ง
4. ในหน้าต่างที่เด้งขึ้นมา ให้ไปที่แท็บ Data Files (แฟ้มข้อมูล)
5. คุณจะเห็นรายการไฟล์ข้อมูลทั้งหมด ให้คลิกเลือกบัญชีอีเมลที่ต้องการ แล้วคลิก Open File Location… (เปิดตำแหน่งที่ตั้งแฟ้ม)

เพียงเท่านี้ Windows ก็จะเปิดหน้าต่างโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ .pst หรือ .ost ของคุณขึ้นมาทันที ให้จดจำตำแหน่งนี้ไว้ครับ

วิธีที่ 1: ย้าย Outlook ไป Drive D (หรือไดรฟ์อื่นในเครื่องเดิม)

วิธีนี้เหมาะสำหรับคนที่ต้องการเพิ่มพื้นที่ว่างให้ Drive C โดยย้ายไฟล์ข้อมูลไปไว้ไดรฟ์อื่นในเครื่องเดียวกัน

ขั้นตอนที่ 1: ปิดโปรแกรม Outlook สำคัญมาก! ต้องปิดโปรแกรม Outlook ให้สนิทก่อนจะทำขั้นตอนต่อไป เพื่อป้องกันไฟล์เสียหายครับ

ขั้นตอนที่ 2: คัดลอก (Copy) ไฟล์ข้อมูล

1. ไปยังโฟลเดอร์ที่เราเจอจาก “Step 0”
2. คลิกขวา ที่ไฟล์ .pst ที่ต้องการย้าย แล้วเลือก Copy (คัดลอก) ย้ำว่าให้ Copy นะครับ อย่าเพิ่ง Move หรือ Cut เพื่อความปลอดภัย
3. ไปที่ไดรฟ์ปลายทาง (เช่น Drive D) สร้างโฟลเดอร์ใหม่ชื่อ Outlook Files (หรือชื่ออะไรก็ได้ที่จำง่าย)
4. เข้าไปในโฟลเดอร์ใหม่ แล้วคลิกขวาเลือก Paste (วาง) เพื่อวางไฟล์ที่คัดลอกมา

ขั้นตอนที่ 3: ชี้ตำแหน่งไฟล์ใหม่ให้ Outlook รู้จัก ตอนนี้เราต้องไปบอก Outlook ว่า “ต่อไปนี้ให้มาใช้ไฟล์ที่ Drive D นะ”

1. กลับไปที่ Account Settings > Data Files (ทำเหมือน Step 0 ข้อ 2-4)
2. คลิกที่ปุ่ม Add… (เพิ่ม…)
3. เลือกไฟล์ .pst ที่เราเพิ่งคัดลอกไปไว้ที่ Drive D แล้วกด OK
4. ตอนนี้ในรายการจะมีไฟล์ข้อมูล 2 ที่ ให้คลิกเลือกไฟล์ใหม่ที่อยู่ใน Drive D แล้วกด Set as Default (ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น) จะมีเครื่องหมายถูกปรากฏขึ้นมา
5. จากนั้นคลิกที่ไฟล์ข้อมูลตัวเก่า (ที่ยังอยู่ใน Drive C) แล้วกด Remove (เอาออก)
6. ปิดหน้าต่าง Account Settings แล้ว รีสตาร์ทโปรแกรม Outlook

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบและลบไฟล์เก่า เมื่อเปิด Outlook ขึ้นมาใหม่ ลองเช็คดูว่าอีเมล, ปฏิทิน, รายชื่อผู้ติดต่อ ยังอยู่ครบถ้วนหรือไม่ ถ้าทุกอย่างทำงานปกติ ก็สามารถกลับไปลบไฟล์ .pst ตัวเก่าที่อยู่ใน Drive C เพื่อเรียกคืนพื้นที่ได้เลยครับ

วิธีที่ 2: ย้าย Mail Outlook ไปเครื่องใหม่

สำหรับคนที่ซื้อคอมพิวเตอร์ใหม่ และต้องการย้ายข้อมูลอีเมลทั้งหมดตามไปด้วย วิธีนี้ง่ายกว่าที่คิดครับ

ขั้นตอนที่ 1: ค้นหาและคัดลอกไฟล์จากเครื่องเก่า ทำตาม “Step 0” และ “วิธีที่ 1 ขั้นตอนที่ 2” บนคอมพิวเตอร์เครื่องเก่า เพื่อค้นหาและคัดลอกไฟล์ .pst ทั้งหมดที่คุณต้องการย้าย จากนั้นนำไฟล์ไปใส่ไว้ใน External Hard Drive หรือ USB Flash Drive

ขั้นตอนที่ 2: นำไฟล์เข้าเครื่องใหม่

1. เสียบ External Hard Drive/Flash Drive เข้ากับคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่
2. คัดลอกไฟล์ .pst ไปไว้ในตำแหน่งที่ต้องการ เช่น D:\Outlook Files
3. ติดตั้งโปรแกรม Microsoft Outlook บนเครื่องใหม่ให้เรียบร้อย (หากยังไม่ได้ติดตั้ง)

ขั้นตอนที่ 3: เปิดไฟล์ข้อมูลใน Outlook เครื่องใหม่

1. เปิดโปรแกรม Outlook บนเครื่องใหม่
2. ไปที่เมนู File (ไฟล์) > Open & Export (เปิดและส่งออก) > Open Outlook Data File (เปิดแฟ้มข้อมูล Outlook)
3. เลือกไฟล์ .pst ที่เราคัดลอกมาไว้ในเครื่องใหม่

เพียงเท่านี้ ข้อมูลอีเมล โฟลเดอร์ ปฏิทิน และรายชื่อผู้ติดต่อทั้งหมดจากเครื่องเก่าก็จะปรากฏขึ้นมาในหน้าต่าง Outlook ของเครื่องใหม่ พร้อมใช้งานทันทีครับ

---

สรุป

การ ย้าย Outlook Data File ไม่ใช่เรื่องน่ากลัวอย่างที่คิดเลยใช่ไหมครับ ไม่ว่าจะเป็นการ ย้าย Outlook ไป Drive D เพื่อเพิ่มพื้นที่ให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้เร็วขึ้น หรือ การย้าย Mail Outlook ไปเครื่องใหม่ ก็สามารถทำตามขั้นตอนในคู่มือนี้ได้อย่างง่ายดาย การสละเวลาจัดการไฟล์ข้อมูลสักนิด จะช่วยให้การทำงานของเราราบรื่นขึ้น และยังช่วยรักษาข้อมูลสำคัญของเราให้ปลอดภัยอีกด้วยครับ

หวังว่าคู่มือจาก NONGIT จะเป็นประโยชน์และช่วยแก้ปัญหาให้ทุกท่านได้นะครับ

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)

1. ไฟล์ .pst กับ .ost ต่างกันอย่างไร?
   • .pst (Personal Storage Table): เป็นไฟล์ที่ใช้กับบัญชีอีเมลแบบ POP3 ซึ่งจะดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดมาเก็บไว้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา ไฟล์นี้คือไฟล์ที่เราต้องย้ายและสำรองข้อมูลด้วยตนเอง
   • .ost (Offline Storage Table): เป็นไฟล์ที่ใช้กับบัญชีแบบ IMAP, Microsoft 365, หรือ Exchange Server ไฟล์นี้เป็นเพียง “สำเนา” หรือแคชของข้อมูลที่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์เท่านั้น หากเรา ย้าย Outlook ไปเครื่องใหม่ และตั้งค่าบัญชีแบบเดิม ไฟล์ .ost จะถูกสร้างขึ้นมาใหม่โดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องย้ายไฟล์นี้ครับ
2. ถ้าฉันใช้ Microsoft 365 ต้องย้ายไฟล์ไหม?
   • สำหรับผู้ใช้ Microsoft 365 หรืออีเมลบริษัทที่เป็น Exchange การย้ายข้อมูลไปเครื่องใหม่นั้นง่ายมากครับ เพียงแค่ล็อกอินด้วยบัญชีอีเมลของคุณบน Outlook ในเครื่องใหม่ โปรแกรมจะทำการซิงโครไนซ์ข้อมูลทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์ลงมาเอง (สร้างไฟล์ .ost ใหม่) ไม่จำเป็นต้องคัดลอกไฟล์ใดๆ ครับ
3. ไฟล์ข้อมูลใหญ่มาก คัดลอกนาน ควรทำอย่างไร?
   • หากไฟล์มีขนาดใหญ่มาก (หลายสิบ GB) แนะนำให้ทำการย้ายในช่วงเวลาที่ไม่ได้ใช้งานคอมพิวเตอร์ เช่น ตอนพักเที่ยง หรือทำทิ้งไว้ตอนกลางคืน นอกจากนี้ อาจพิจารณาใช้ฟีเจอร์ Archive (เก็บถาวร) ใน Outlook เพื่อแยกอีเมลเก่าๆ ออกไปเป็นไฟล์ .pst อีกไฟล์หนึ่ง จะช่วยลดขนาดของไฟล์หลักที่ใช้งานอยู่ได้ครับ