เคยไหมครับ? เวลาที่ต้องทำงานกับไฟล์ Excel ที่มีข้อมูลเป็นร้อยเป็นพันบรรทัด แล้วเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานถามหาข้อมูลแค่รายการเดียว… การเลื่อนหาด้วยสายตาคงเป็นเรื่องที่น่าปวดหัวและเสียเวลาสุดๆ แต่ไม่ต้องกังวลครับ เพราะใน Excel มีเครื่องมือวิเศษที่ชื่อว่า “Find” หรือที่เราคุ้นเคยกันดีกับคีย์ลัด Ctrl+F อยู่แล้ว บทความนี้จะมาแนะนำวิธีการ ค้นหาข้อมูล Excel ตั้งแต่ขั้นพื้นฐาน ไปจนถึงการใช้ฟีเจอร์ “Find All” ที่เป็นเหมือนพลังพิเศษ ช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการเจอได้ภายในไม่กี่คลิก รับรองว่าอ่านจบแล้วจะทำงานไวขึ้นอีกเยอะเลยครับ
พื้นฐานการค้นหาข้อมูล Excel ด้วย Ctrl+F
สำหรับมือใหม่ หรือใครที่ยังไม่เคยใช้ฟังก์ชันนี้มาก่อน เรามาเริ่มกันที่วิธีที่ง่ายที่สุดกันก่อนเลยครับ การใช้ Ctrl+F (หรือ Cmd+F สำหรับผู้ใช้ Mac) เป็นการค้นหาข้อมูลทีละรายการ ซึ่งเหมาะกับการหาข้อมูลที่ไม่ซับซ้อนมากนัก
ขั้นตอนง่ายๆ:
- กดปุ่ม
Ctrl+Fบนคีย์บอร์ด - จะปรากฏหน้าต่าง “Find and Replace” ขึ้นมา
- ในช่อง “Find what:” ให้พิมพ์คำหรือข้อความที่คุณต้องการค้นหา
- คลิกที่ปุ่ม
Find Next - Excel จะกระโดดไปยังเซลล์แรกที่เจอข้อมูลนั้นทันที ถ้าต้องการหาเซลล์ถัดไป ก็แค่กด
Find Nextไปเรื่อยๆ ครับ
วิธีนี้ง่ายและรวดเร็ว แต่ถ้าข้อมูลที่คุณหาดันมีซ้ำกันอยู่ 20 ที่ การกด Find Next 20 ครั้งก็คงไม่สนุกเท่าไหร่ใช่ไหมครับ? นี่จึงเป็นเหตุผลที่เราต้องรู้จักกับพระเอกตัวจริงของเราในหัวข้อถัดไป
พลิกโฉมการค้นหา! รู้จักกับ “Find All” ฟีเจอร์ที่หลายคนมองข้าม
“Find All” คือปุ่มเล็กๆ ที่อยู่ในหน้าต่างเดียวกับ Find Next แต่ความสามารถของมันนั้นยิ่งใหญ่กว่ามากครับ แทนที่จะหาข้อมูลทีละช่อง Find All จะแสดงรายการผลลัพธ์ ทั้งหมด ที่เจอขึ้นมาให้เราดูในครั้งเดียว ทำให้เราเห็นภาพรวมและเลือกกระโดดไปยังเซลล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
วิธีใช้ Find All เพื่อค้นหาข้อมูล Excel ทั้งหมดในครั้งเดียว
- กด
Ctrl+Fเพื่อเปิดหน้าต่าง “Find and Replace” - พิมพ์คำที่ต้องการค้นหาลงในช่อง “Find what:”
- แทนที่จะกด
Find Nextให้คุณกดปุ่มFind All - สังเกตที่ด้านล่างของหน้าต่าง จะมีลิสต์รายการของเซลล์ทั้งหมดที่พบข้อมูลนั้นๆ ปรากฏขึ้นมา
- คุณสามารถคลิกที่รายการไหนก็ได้ในลิสต์นี้ เพื่อให้ Excel พาไปยังเซลล์นั้นได้ทันที สะดวกสุดๆ ไปเลยใช่ไหมครับ
เทคนิคขั้นสูง: ค้นหาข้อมูลใน Excel ทุกชีท (Workbook)
ปัญหาสุดคลาสสิกอีกอย่างคือ “ข้อมูลที่หาอยู่ชีทไหนกันแน่?” ถ้าไฟล์ของคุณมีหลายชีท (Sheet) การไล่หาทีละชีทคงไม่ไหว เราสามารถสั่งให้ Find All ค้นหาข้อมูลใน Excel ทุกชีทพร้อมกันได้ด้วยวิธีนี้ครับ
- กด
Ctrl+Fแล้วคลิกที่ปุ่มOptions >> - มองหาตัวเลือกที่ชื่อว่า Within:
- ค่าเริ่มต้นจะถูกตั้งไว้เป็น “Sheet” (ค้นหาเฉพาะในชีทปัจจุบัน) ให้เปลี่ยนเป็น “Workbook” (ค้นหาทั้งไฟล์)
- จากนั้นกด
Find Allได้เลย - ผลลัพธ์ที่แสดงในลิสต์จะบอกด้วยว่าข้อมูลนั้นๆ อยู่ในชีทไหน (Sheet) และเซลล์อะไร (Cell) ทำให้การ
ค้นหาหลายชีทกลายเป็นเรื่องง่ายไปเลยครับ
สรุป
เพียงเท่านี้ การ ค้นหาข้อมูล Excel ที่เคยเป็นเรื่องน่าเบื่อละเสียเวลาก็จะกลายเป็นเรื่องง่ายในพริบตาครับ การใช้ Ctrl+F เหมาะสำหรับการหาข้อมูลแบบเร็วๆ แต่หากคุณต้องการประสิทธิภาพสูงสุดและเห็นภาพรวมทั้งหมด อย่าลืมใช้ฟีเจอร์ Find All และปรับค่า “Within” เป็น “Workbook” เมื่อต้องการค้นหาทั้งไฟล์นะครับ เทคนิคเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้จะช่วยประหยัดเวลาและทำให้คุณดูเป็นมือโปรในสายตาเพื่อนร่วมงานได้อย่างแน่นอนครับ
FAQ (คำถามที่พบบ่อย)
-
ทำไม Ctrl+F แล้วหาข้อมูลไม่เจอ ทั้งๆ ที่เห็นอยู่ว่ามีในตาราง?
ลองตรวจสอบดังนี้ครับ:
-อาจมีเว้นวรรค (Space) ที่มองไม่เห็นซ่อนอยู่ในเซลล์หรือในคำที่คุณพิมพ์ค้นหา
-ตรวจสอบในOptions >>ว่าไม่ได้ตั้งค่าการค้นหาแบบMatch case(ต้องตรงตัวพิมพ์ใหญ่-เล็ก) หรือMatch entire cell contents(ต้องตรงทั้งเซลล์) ไว้
-ลองเปลี่ยนWithin:เป็นWorkbookเพื่อให้แน่ใจว่าไม่ได้หาผิดชีทครับ -
เราสามารถค้นหาเซลล์ที่มีสี หรือมีการจัดรูปแบบเฉพาะได้ไหม?
ได้ครับ! ใน
Options >>จะมีปุ่มFormat...อยู่ คุณสามารถกำหนดได้ว่าจะค้นหาเซลล์ที่มีรูปแบบตัวอักษร, สีพื้นหลัง, หรือเส้นขอบแบบใด เป็นฟีเจอร์ที่ทรงพลังมากครับ -
ใช้บน Mac ต้องกดปุ่มอะไร?
สำหรับผู้ใช้เครื่อง Mac ให้ใช้คีย์ลัด
Command+FแทนCtrl+Fครับ ส่วนหน้าต่างและฟังก์ชันการทำงานอื่นๆ จะเหมือนกันเลย
สำหรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชัน Find and Replace สามารถอ่านได้จากเอกสารอย่างเป็นทางการของ Microsoft Office Support
