การทำเอกสารด้วยโปรแกรม Microsoft Word ก็ต้องมี ค้นหาและแทนที่คำ (Find and replace) แก้ไขคำผิดกันบ้างเป็นปกติ เพราะเมื่อสร้างเอกสาร word เสร็จแล้วก็ต้องส่งให้หัวหน้าตรวจสอบหรือส่งอาจารย์แล้วต้องกลับมา แก้ไขคำผิด ตามที่ผู้ตรวจคอมเม้นท์กลับมา
วิธีค้นหาและแทนที่คำในเอกสาร Word
ซึ่งหลายคนก็ใช้วิธีง่ายๆ คือไล่แก้ไขทีละคำไปเรื่อยๆจนครบ หากเอกสารมีไม่กี่หน้าก็คงใช้เวลาไม่มากนัก แต่ถ้าเอกสารมีเป็นร้อยๆหน้าละ หรือเอกสารไม่กี่หน้าแต่มีข้อความเต็มไปหมด ก็ไม่ใช้เรื่องง่ายแล้ว ดังนั้นบทความนี้จะมาแนะนำขั้นตอนการ ค้นหาคำที่ต้องการค้นหา และการแทนคำ
- เปิดไฟล์เอกสาร word ภายใต้แถบ Home (หน้าแรก) ให้คลิกที่ Replace (แทนที่)
- จากนั้นจะได้หน้าต่าง Find and Replace (ค้นหาและแทนที่)
- ภายในช่อง Find what: (สิ่งที่ค้นหา) ให้พิมพ์คำผิด หรือคำที่ต้องการค้นหาเพื่อแก้ไข
- และช่อง Replace with: (แทนที่ด้วย) ให้พิมพ์คำที่ต้องการแทนที่คำค้นหา
- ตัวอย่างเช่น ค้นหาคำว่า “แท็บ” แล้วแทนด้วยคำว่า “แถบ” เป็นต้น
- เมื่อเสร็จแล้วก็คลิกปุ่ม Replace All (แทนที่ทั้งหมด)
- แทนที่ = แทนที่ตามที่คลิกปุ่ม
- แทนที่ทั้งหมด = คลิกเดียวแทนที่คำทั้งหมดที่อยู่ในเอกสาร
