ในการติดต่อเมลในนามบริษัทกับบริษัทคู่ค้าหรือลูกค้าต่างๆ และติดต่อภายในองค์กรก็ส่งอีเมล์ด้วย Microsoft Outlook ซึ่งมักจะเห็น “คำลงท้าย” หรือ “ลายเซ็น“ ติดมาด้วยที่ด้านล่างโดยส่วนใหญ่แล้วจะมี ชื่อผู้ส่ง ชื่อบริษัท โลโก้ เบอร์ติดต่อ อีเมล์ เว็บไซต์ หรืออื่นๆ ลงท้ายมาในอีเมล์เสมอ แต่ถ้าจะเพิ่มลายเซ็นใน Outlook ต้องทำไงละ เพราะมีหลายคนที่ยังไม่รู้ว่าต้องทำอย่างไร ก็จะใช้วิธีพิมพ์เพิ่มเองทุกครั้งที่ส่งอีเมล์ ซึ่งทำให้ไม่สะดวกในการใช้งาน
วิธีการเพิ่มลายเซ็น Outlook
โดยการทำลายเซ็นใน outlook นั้นมีขั้นตอนการง่ายเพียงนิดเดียว ว่าแล้วก็เริ่มทำกันเลย
1. เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook แล้วคลิกที่ New Email
2. ในหน้าต่าง Message (HTML) ให้คลิก Signature จะมีเมนูย่อยเป็น Signatures…. ให้ทำการคลิกเลือกอีกครั้ง
3. ในหน้า Signature and Stationery ที่แถบ E-mail Signature ให้คลิกที่ New แล้วให้กำหนดชื่อ ลายเซ็น จากนั้นคลิก OK
4. ที่ช่อง Choose default signature
- E-mail account: ให้เลือกอีเมล์ที่ต้องใช้กับลายเซ็นที่สร้าง
- New messages: ให้เลือก ลายเซ็นที่สร้าง เพื่อกำหนดใช้ทุกครั้งที่ สร้างอีเมล์
- Reples/forwards: ให้เลือก ลายเซ็นที่สร้าง เพื่อกำหนดใช้ทุกครั้งที่ ตอบเมล์ หรือส่งเมล์ต่อ
และให้พิมพ์ชื่อผู้ส่ง โลโก้ เบอร์ ชื่อบริษัท อีเมล์ หรืออื่นๆตามที่เราต้องลงในช่อง Edit signature
5. หลังจากทำการใส่ข้อมูลลงในลายเซ็นเรียบร้อย ให้คลิก OK
6. หลังจากสร้างลายเซ็นเสร็จ ในครั้งแรกลายเซ็นจะยังไม่แสดง ให้เราคลิกเลือกที่ Signature แล้วคลิกเลือก ลายเซ็น ที่ได้ทำการสร้างไว้
หลังจากนั้นลายเซ็นนี้จะแสดงทุกครั้งสร้างอีเมล์ หรือทุกครั้งที่ตอบกลับ ส่งต่ออีเมล์ เท่านี้ก็เสร็จเรียบร้อยแล้วสำหรับการเพิ่มลายเซ็นใน Ms. Outlook
