เคยไหมครับที่ต้องมานั่งเปลี่ยน Font หรือปรับขนาดตัวอักษรทุกครั้งที่เขียนอีเมลใหม่ในโปรแกรม Outlook? เป็นปัญหาเล็กๆ ที่น่ารำคาญและเสียเวลาไม่น้อยเลยใช่ไหมครับ วันนี้ NONGIT จะมาแนะนำ วิธีตั้งค่า Font Outlook ให้เป็นแบบที่เราต้องการแค่ครั้งเดียว แล้วใช้งานได้ตลอดไป ไม่ว่าจะเขียนเมลใหม่, ตอบกลับ (Reply), หรือส่งต่อ (Forward) ก็จะเป็นฟอนต์เดียวกันทั้งหมด ช่วยให้การทำงานราบรื่นและอีเมลดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นครับ
ทำไมการตั้งค่า Font เริ่มต้นใน Outlook ถึงสำคัญ?
การมีฟอนต์เริ่มต้นที่อ่านง่ายและเป็นมาตรฐาน ไม่เพียงแต่จะช่วยประหยัดเวลาของเรา แต่ยังสร้างความน่าเชื่อถือให้กับผู้รับอีเมลอีกด้วย ลองนึกภาพอีเมลธุรกิจที่ใช้ฟอนต์หลากหลายขนาด หรือฟอนต์ที่อ่านยาก ก็อาจจะทำให้ดูไม่เป็นมืออาชีพได้ การตั้งค่านี้จึงเป็นพื้นฐานเล็กๆ ที่สำคัญมากครับ
วิธีตั้งค่า Font เริ่มต้น (Default Font) ในโปรแกรม Outlook (สำหรับ PC)
เรามาเริ่มทำตามทีละขั้นตอนกันเลยครับ รับรองว่าง่ายมากๆ
1. ไปที่ File > Options
เปิดโปรแกรม Outlook ขึ้นมา ที่มุมบนซ้ายสุด ให้คลิกที่เมนู “File” จากนั้นมองหาเมนู “Options” ที่อยู่ด้านล่างสุดของแถบเมนูด้านซ้ายแล้วคลิกเข้าไปครับ
2. เลือกเมนู Mail และคลิกที่ Stationery and Fonts
เมื่อหน้าต่าง “Outlook Options” เปิดขึ้นมา ให้คุณเลือกแถบเมนู “Mail” (ลำดับที่ 2) จากนั้นมองหาปุ่มที่ชื่อว่า “Stationery and Fonts…” แล้วคลิกที่ปุ่มนั้นได้เลย
3. ตั้งค่า Font ที่ต้องการสำหรับอีเมลแต่ละประเภท
นี่คือขั้นตอนที่สำคัญที่สุดครับ ในหน้าต่าง “Signatures and Stationery” คุณจะเห็น 3 หัวข้อหลักให้เราตั้งค่าฟอนต์ได้ คือ:
- New mail messages: สำหรับการสร้างอีเมลฉบับใหม่
- Replying or forwarding messages: สำหรับการตอบกลับหรือส่งต่ออีเมล
- Composing and reading plain text messages: สำหรับอีเมลที่เป็นข้อความธรรมดา (ไม่มีการจัดรูปแบบ)
ให้เราคลิกที่ปุ่ม “Font…” ของแต่ละหัวข้อ (แนะนำให้ตั้งค่า 2 หัวข้อแรกเป็นหลัก) จากนั้นเลือก Font, Font style (รูปแบบตัวอักษร), Size (ขนาด), และ Font color (สี) ที่ต้องการ แล้วกด “OK” ครับ
เคล็ดลับ: เพื่อความเป็นทางการและอ่านง่าย แนะนำให้ใช้ฟอนต์มาตรฐานอย่าง Calibri, Arial, Tahoma, หรือ Times New Roman ขนาดประมาณ 11 หรือ 12 pt ครับ
4. กด OK เพื่อบันทึกการตั้งค่า
หลังจากตั้งค่าฟอนต์ที่ต้องการครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม “OK” ในหน้าต่าง “Signatures and Stationery” และกด “OK” ในหน้าต่าง “Outlook Options” อีกครั้งเพื่อเป็นการบันทึกการตั้งค่าทั้งหมด
เพียงเท่านี้ ทุกครั้งที่คุณเปิดอีเมลใหม่ หรือตอบกลับอีเมล Outlook ก็จะใช้ฟอนต์ที่คุณตั้งค่าไว้เป็นค่าเริ่มต้นทันทีครับ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าเหล่านี้ คุณสามารถอ่านได้จาก หน้าช่วยเหลือของ Microsoft โดยตรง ครับ
สรุป
การ ตั้งค่า Font Outlook ให้เป็นค่าเริ่มต้นนั้นไม่ใช่เรื่องยากเลยใช่ไหมครับ เพียงไม่กี่ขั้นตอนก็ช่วยให้เราประหยัดเวลาและสร้างมาตรฐานให้อีเมลของเราดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นได้ง่ายๆ หวังว่าคู่มือนี้จะเป็นประโยชน์กับทุกท่านนะครับ ไม่ว่าจะเป็นผู้ใช้ทั่วไป หรือพี่ๆ น้องๆ ชาวไอทีที่ต้องคอยดูแลแก้ไขปัญหาให้ผู้ใช้อยู่เสมอครับ
FAQ (คำถามที่พบบ่อย)
ทำไมตั้งค่าแล้ว Font ยังไม่เปลี่ยน?
ลองตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตั้งค่าฟอนต์ทั้งในส่วนของ “New mail messages” และ “Replying or forwarding messages” ครบทั้งสองส่วนหรือไม่ เพราะบางครั้งเราอาจจะตั้งค่าไปแค่อย่างเดียวครับ
ถ้าเจอปัญหา Font Outlook เพี้ยน หรือ Subject ภาษาไทยตัวเล็ก ควรทำอย่างไร?
ปัญหานี้มักเกิดจากการตั้งค่าการเข้ารหัส (Encoding) ของอีเมล ให้ลองตรวจสอบที่ File > Options > Advanced > International options และตั้งค่า “Preferred encoding for outgoing messages” เป็น “Unicode (UTF-8)” ครับ
การตั้งค่านี้มีผลกับ Outlook บนเว็บ (OWA) หรือบนมือถือหรือไม่?
ไม่มีผลครับ การตั้งค่านี้จะมีผลเฉพาะกับโปรแกรม Microsoft Outlook ที่ติดตั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์ (Desktop App) เท่านั้น สำหรับ Outlook บนเว็บและบนมือถือจะต้องไปตั้งค่าแยกต่างหากในส่วนของแอปพลิเคชันนั้นๆ ครับ
หลังจากที่เราตั้งค่าฟอนต์ให้อีเมลดูเป็นระเบียบเรียบร้อยแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ช่วยสร้างความเป็นมืออาชีพได้คือ “ลายเซ็น” หรือ Signature ท้ายอีเมลครับ
อ่านบทความถัดไป: วิธีสร้าง Signature Outlook (ลายเซ็นอีเมล) แบบจับมือทำ
