วิธีตั้งค่า Auto Reply ใน Outlook (Out of Office) พร้อมตัวอย่างข้อความ

เบทความนี้จะแสดงวิธีตั้งค่า Auto Reply Outlook ทีละขั้นตอน สำหรับช่วงเวลาที่คุณต้องลาพักร้อนหรือไม่อยู่ที่ออฟฟิศ หมดกังวลว่าจะมีใครส่งอีเมลสำคัญเข้ามาแล้วไม่ได้รับการตอบกลับ หรือต้องคอยเปิดอีเมลเช็คตลอดเวลา ปัญหานี้แก้ได้ง่ายๆ ด้วยฟีเจอร์ “Automatic Replies” หรือที่หลายคนรู้จักในชื่อ “Out of Office” ในโปรแกรม Outlook ครับ

ในคู่มือนี้ NONGIT.COM จะพาทุกท่านไปตั้งค่าการตอบกลับอีเมลอัตโนมัติแบบจับมือทำทีละขั้นตอน ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook บนคอมพิวเตอร์, บนเว็บ หรือแม้กระทั่งบนมือถือ พร้อมทั้งแจกตัวอย่างข้อความสำเร็จรูปที่สามารถคัดลอกไปใช้งานได้ทันที ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ไม่ว่าจะเป็นการลาพักร้อน ลาป่วย หรือติดธุระสำคัญ ก็จัดการได้อย่างมืออาชีพครับ

Automatic Replies (Out of Office) คืออะไรกันแน่?

มันคือฟีเจอร์ที่ช่วยให้ Outlook ของเราส่งอีเมลตอบกลับไปยังคนที่ส่งอีเมลหาเราโดยอัตโนมัติ เพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบว่าเราไม่ว่างหรือไม่สามารถตอบอีเมลได้ในทันที พร้อมบอกข้อมูลว่าเราจะกลับมาเมื่อไหร่ หรือควรติดต่อใครแทนในกรณีเร่งด่วน เป็นเครื่องมือที่จำเป็นมากๆ สำหรับการรักษความเป็นมืออาชีพและจัดการการสื่อสารในช่วงที่เราไม่อยู่นะครับ

วิธีตั้งค่า Auto Reply Outlook (สำหรับผู้ใช้ทั่วไป)?

เรามาเริ่มกันเลยครับ ผมได้แยกวิธีตั้งค่าตามอุปกรณ์ที่คุณใช้งานเพื่อให้ทำตามได้ง่ายที่สุด โดยหลักการของ วิธีตั้งค่า Auto Reply Outlook บนทุกแพลตฟอร์มนั้นจะคล้ายกันครับ

1. สำหรับโปรแกรม Outlook บนคอมพิวเตอร์ (PC/Mac)

นี่เป็นวิธีที่คนส่วนใหญ่ใช้กันครับ

1. เปิดโปรแกรม Outlook ขึ้นมา
2. คลิกที่เมนู File (ไฟล์) ที่มุมซ้ายบน

3. ในหน้า Account Information ให้มองหาปุ่ม Automatic Replies (Out of Office) แล้วคลิกเลย

4. หน้าต่างใหม่จะเด้งขึ้นมา ให้เลือก Send automatic replies
5. (สำคัญ) ติ๊กที่ช่อง Only send during this time range: เพื่อกำหนดวันและเวลาเริ่มต้น-สิ้นสุดที่เราจะเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ (เช่น วันลาพักร้อนของเรา)
6. จากนั้น คุณจะเห็น 2 แท็บ คือ Inside My Organization (สำหรับตอบคนในบริษัท) และ Outside My Organization (สำหรับตอบคนนอกบริษัท)
7. ใส่ข้อความที่คุณต้องการลงในแต่ละช่อง (ดูตัวอย่างข้อความด้านล่างได้เลยครับ)
8. เมื่อเสร็จแล้ว กด OK เป็นอันเรียบร้อยครับ!

2. สำหรับ Outlook บนเว็บ (Outlook.com / Office 365)

1. ไปที่เว็บ outlook.office.com หรือ outlook.com แล้วลงชื่อเข้าใช้
2. คลิกที่ไอคอนรูป เฟือง (Settings) ที่มุมขวาบน

3. ไปที่แท็บ Mail หรือ Account > Automatic replies
4. คลิกเปิด Turn on automatic replies
5. ตั้งค่าช่วงเวลา (Time range) และใส่ข้อความสำหรับคนในและนอกองค์กรเหมือนกับบนโปรแกรม Desktop
6. กด Save เพื่อบันทึกการตั้งค่าครับ

3. สำหรับแอป Outlook บนมือถือ (iOS/Android)

เดี๋ยวนี้ใครๆ ก็เช็คเมลในมือถือ การตั้งค่าผ่านแอปก็สะดวกมากครับ

1. เปิดแอป Outlook
2. แตะที่ รูปโปรไฟล์ หรือไอคอนเมนู (ส่วนใหญ่จะอยู่มุมซ้ายบน)
3. แตะที่ไอคอนรูป เฟือง (Settings)
4. เลือกบัญชีอีเมลของคุณ (หากมีหลายบัญชี)
5. แตะที่เมนู Automatic Replies
6. เปิดใช้งานแล้วใส่ข้อความที่ต้องการได้เลยครับ

เขียนข้อความ Auto Reply ยังไงดี?

นี่คือส่วนที่หลายคนค้นหา! ไม่ต้องคิดให้ปวดหัวครับ เลือกอันที่ชอบแล้วเอาไปปรับใช้ได้เลย

ตัวอย่างข้อความภาษาไทย

• แบบทางการ (สำหรับลาพักร้อน/วันหยุดยาว):หัวข้อ: [ไม่อยู่ที่สำนักงาน] Out of Officeสวัสดีครับ/ค่ะขอขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณ ขณะนี้เป็นช่วงวันหยุดพักผ่อนของดิฉัน/ผม ตั้งแต่วันที่ [วันเริ่มต้น] ถึง [วันสิ้นสุด] และจะไม่สามารถเข้าถึงอีเมลได้ดิฉัน/ผมจะตอบกลับอีเมลของคุณโดยเร็วที่สุดหลังจากกลับมาทำงานในวันที่ [วันที่กลับมาทำงาน]ในกรณีเร่งด่วน กรุณาติดต่อ [ชื่อเพื่อนร่วมงาน] ที่อีเมล [อีเมลเพื่อนร่วมงาน] หรือโทร [เบอร์โทรศัพท์เพื่อนร่วมงาน]ขอแสดงความนับถือ [ชื่อของคุณ]
• แบบไม่เป็นทางการ:สวัสดีครับ/ค่ะขอบคุณสำหรับอีเมลนะครับ/คะ ตอนนี้ผม/ฉันกำลังลาพักร้อนอยู่ จะกลับมาอีกทีวันที่ [วันที่กลับมาทำงาน] และจะรีบตอบกลับโดยเร็วที่สุดครับ/ค่ะหากมีเรื่องด่วน สามารถติดต่อ [ชื่อเพื่อนร่วมงาน] ที่อีเมล [อีเมลเพื่อนร่วมงาน] ได้เลยครับขอบคุณครับ/ค่ะ [ชื่อของคุณ]
• สำหรับลาป่วย (เน้นสั้นๆ):สวัสดีครับ/ค่ะขณะนี้ดิฉัน/ผมลาป่วยและไม่สามารถตอบอีเมลได้ จะรีบติดต่อกลับโดยเร็วที่สุดเมื่อกลับมาทำงานครับ/ค่ะหากมีเรื่องด่วน กรุณาติดต่อ [ชื่อเพื่อนร่วมงาน] ที่อีเมล [อีเมลเพื่อนร่วมงาน]ขอบคุณครับ/ค่ะ [ชื่อของคุณ]

ตัวอย่างข้อความภาษาอังกฤษ (English Templates)

• Formal Vacation Reply:Subject: Out of OfficeThank you for your message. I am currently out of the office on annual leave from [Start Date] to [End Date] with limited access to email.I will respond to your email as soon as possible upon my return on [Return Date].For urgent matters, please contact [Colleague's Name] at [Colleague's Email].Best regards, [Your Name]
• Simple Sick Leave Reply:Subject: Out of OfficeThank you for your email. I am currently out of the office due to sick leave and will respond to you upon my return.For immediate assistance, please contact [Colleague's Name] at [Colleague's Email].Thank you, [Your Name]

---

ทำไม User บางคนไม่มีปุ่ม Automatic Replies?

น้องๆ IT Support น่าจะเคยเจอคำถามนี้บ่อยๆ ว่าทำไมผู้ใช้บางคนทำตาม วิธีตั้งค่า Auto Reply Outlook ไม่ได้ คือ ประเภทของบัญชีอีเมล

• มีฟีเจอร์นี้: บัญชีอีเมลนั้นต้องเป็น Microsoft Exchange หรือ Microsoft 365 Business เท่านั้น ซึ่งเป็นบัญชีมาตรฐานขององค์กรส่วนใหญ่
• ไม่มีฟีเจอร์นี้: บัญชีอีเมลส่วนตัวที่เป็นแบบ POP หรือ IMAP (เช่น อีเมลบ้านๆ ทั่วไปบางเจ้า) จะไม่มีฟีเจอร์ Automatic Replies (Out of Office) ในตัวครับ

หากผู้ใช้เป็นบัญชีแบบ POP/IMAP วิธีแก้คือต้องใช้ การสร้าง Rules (กฎ) ใน Outlook Desktop เพื่อให้มันตอบกลับทุกอีเมลที่เข้ามาแทน ซึ่งการทำงานจะไม่ยืดหยุ่นเท่าแบบ Native และต้องเปิดคอมพิวเตอร์ทิ้งไว้ตลอดเวลาครับ

---

จัดการ Auto Reply ผ่าน PowerShell

สำหรับพี่ๆน้องๆ System Admin เราสามารถจัดการ Automatic Replies ให้กับ User ทั้งองค์กรได้จากศูนย์กลางผ่าน Exchange Online PowerShell ซึ่งสะดวกและทรงพลังมากครับ

ตัวอย่างเช่น การเปิดใช้งาน Auto-Reply ให้กับ user ที่ลาออกไปแล้ว หรือต้องการตั้งข้อความเดียวกันทั้งบริษัทในช่วงหยุดยาวปีใหม่

เชื่อมต่อ Exchange Online PowerShell ก่อน:

PowerShell

Connect-ExchangeOnline

คำสั่งตั้งค่า Auto Reply ให้กับ User:

PowerShell

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity "[email protected]" -AutoReplyState Enabled -InternalMessage "ข้อความสำหรับคนใน" -ExternalMessage "ข้อความสำหรับคนนอก"

ตั้งค่าแบบมีช่วงเวลา (Scheduled):

PowerShell

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity "[email protected]" -AutoReplyState Scheduled -StartTime "2025-12-25 17:00:00" -EndTime "2026-01-02 09:00:00" -InternalMessage "Happy New Year! We will be back on Jan 2." -ExternalMessage "Please be advised that our office is closed for the New Year holiday."

การใช้ PowerShell ช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้นมาก โดยเฉพาะเมื่อต้องจัดการกับ User จำนวนมากครับ

สรุป

จะเห็นว่า วิธีตั้งค่า Auto Reply Outlook ไม่ใช่เรื่องยากเลยใช่ไหมครับ ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ใช้ทั่วไปที่ต้องการตั้งค่าลาพักร้อน, IT Support ที่ต้องแก้ปัญหาให้ User, หรือ System Admin ที่ต้องจัดการทั้งระบบ ฟีเจอร์นี้ก็ช่วยให้การสื่อสารในช่วงที่เราไม่อยู่เป็นไปอย่างราบรื่นและเป็นมืออาชีพ การสละเวลาตั้งค่าเพียงไม่กี่นาที จะช่วยให้คุณพักผ่อนได้อย่างสบายใจไร้กังวลครับ

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)