วีธีทำ Drop down list ใน Microsoft Excel

การทำ Drop down list Microsoft Excel 2010,2013,2016

Drop down list เป็นฟังน์ชั่นที่อยู่ในโปรแกรม Microsoft Office Excel รูปแบบการทำงานเป็น รายการตามที่กำหนดไว้ หรือขึ้นอยู่กับการตั้งค่า เช่นเลือก เพศ ชาย-หญิง ,คำนำหน้า นาย-นางสาว ซึ่งคำเหล่านี้เป็นคำมาตราฐานที่เอกสารที่เกี่ยวข้องจะต้องมีโดยที่ไม่ต้องพิมพ์บ่อยๆ จะช่วยให้ง่าย และสะดวกสำหรับผู้ที่ต้องกรอกข้อมูลในเอกสารของเรา หรือนำไปใช้ในแบบฟอร์มอื่นๆ ตามที่ต้องการครับ มาดูขั้นตอนกันครับว่ามีอะไรบ้าง

โดยการตั้งค่านี้ผมลองทำใน Microsoft Excel 2010, 2013, 2016 ซึ่งมีเมนูที่เหมือนกัน

เปิด Microsoft Excel จากนั้นกำหนดรายการที่ต้องการทำ Drop down list ตามตัวอย่าง โดยสามารถทำที่ Sheet อื่นได้

นำเม้าคลุมที่รายการที่สร้างไว้ แล้วกำหนดชื่อให้กลุ่มช่องเซลล์ที่เลือกที่ช่องมุมบนซ้าย ตามภาพตัวอย่าง

หลังจากนั้นคลิกที่แท็ป Data (ข้อมูล) แล้วเลือก Data Validation (การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล)

เลือกเงื่อนไขการตรวจสอบ
- Allow (อนุญาติให้): เลือกเป็น List (รายการ)

คลิกที่ช่อง Source (แหล่งข้อมูล) แล้วกด F3 แล้วจะมีหน้าต่าง Paste Name (วางชื่อ) โดยจะขื่อของกลุ่มเซลล์ที่ได้กำหนดไว้ก่อนนี้ ให้ทำการคลิกเลือกแล้วคลิก OK

หลังจากที่คลิก Ok ก็จะได้ตามภาพ

หรือสามารถระบุรายการได้โดยไม่ต้องกำหนดชื่อกลุ่มเซลล์ โดยใช้เครื่อง “ , ” เพื่อคั่นรายการเช่น นาย,นางสาว,นาง

คลิกแท็ป Input Message (ข้อความที่ใส่) เป็นการกำหนดเงื่อนไขให้แสดงข้อความเมื่อมีการคลิกเซลล์ที่ได้กำหนด List หากไม่ต้องการให้ว่างไว้

คลิกที่แท็ป Error Alert (การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด) เป็นการกำหนดเงื่อนไขให้แสดงการแจ้งเตือนเมื่อป้อนข้อมูลที่ไม่อยู่ในรายการที่กำหนดไว้ โดยจะมีให้เลือก 3 แบบ ตามตัวอย่างเลือกแบบ Stop
- Stop (หยุด) เป็นการเตือนโดยต้องเลือกตามรายการที่กำหนดไว้เท่านั้น
- Warning (คำเตือน) เป็นการแจ้งเตือนหากไม่เลือกตามรายการที่กำหนด แต่สามารถเพิ่มค่าเพิ่มเติมได้
- Information เป้นการแจ้งเตือนเพื่อให้ทราบหากใส่ข้อมูลไม่ถูกต้อง แต่สามารถเพิ่มค่าเพิ่มเติมได้
- หลังจากกำหนดเรียบร้อยคลิก OK