วีธีทำ Drop down list ใน Microsoft Excel

การทำ Drop down list Microsoft Excel 2010,2013,2016

Drop down list เป็นฟังน์ชั่นที่อยู่ในโปรแกรม Microsoft Office Excel รูปแบบการทำงานเป็น รายการตามที่กำหนดไว้ หรือขึ้นอยู่กับการตั้งค่า เช่นเลือก เพศ ชาย-หญิง ,คำนำหน้า นาย-นางสาว ซึ่งคำเหล่านี้เป็นคำมาตราฐานที่เอกสารที่เกี่ยวข้องจะต้องมีโดยที่ไม่ต้องพิมพ์บ่อยๆ จะช่วยให้ง่าย และสะดวกสำหรับผู้ที่ต้องกรอกข้อมูลในเอกสารของเรา หรือนำไปใช้ในแบบฟอร์มอื่นๆ ตามที่ต้องการครับ มาดูขั้นตอนกันครับว่ามีอะไรบ้าง

โดยการตั้งค่านี้ผมลองทำใน Microsoft Excel 2010, 2013, 2016 ซึ่งมีเมนูที่เหมือนกัน

  1. เปิด Microsoft Excel จากนั้นกำหนดรายการที่ต้องการทำ Drop down list ตามตัวอย่าง โดยสามารถทำที่ Sheet อื่นได้

drop-down-list-excel (1)

  1. นำเม้าคลุมที่รายการที่สร้างไว้ แล้วกำหนดชื่อให้กลุ่มช่องเซลล์ที่เลือกที่ช่องมุมบนซ้าย ตามภาพตัวอย่าง

drop-down-list-excel (2)

  1. หลังจากนั้นคลิกที่แท็ป Data (ข้อมูล) แล้วเลือก Data Validation (การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล)

drop-down-list-excel (3)

  1. เลือกเงื่อนไขการตรวจสอบ
    • Allow (อนุญาติให้): เลือกเป็น List (รายการ)

drop-down-list-excel (4)

  1. คลิกที่ช่อง Source (แหล่งข้อมูล) แล้วกด F3 แล้วจะมีหน้าต่าง Paste Name (วางชื่อ) โดยจะขื่อของกลุ่มเซลล์ที่ได้กำหนดไว้ก่อนนี้ ให้ทำการคลิกเลือกแล้วคลิก OK

drop-down-list-excel (5)

  • หลังจากที่คลิก Ok ก็จะได้ตามภาพ

drop-down-list-excel (13)

  • หรือสามารถระบุรายการได้โดยไม่ต้องกำหนดชื่อกลุ่มเซลล์ โดยใช้เครื่อง “ , ” เพื่อคั่นรายการเช่น นาย,นางสาว,นาง

drop-down-list-excel (15)

  1. คลิกแท็ป Input Message (ข้อความที่ใส่) เป็นการกำหนดเงื่อนไขให้แสดงข้อความเมื่อมีการคลิกเซลล์ที่ได้กำหนด List หากไม่ต้องการให้ว่างไว้

drop-down-list-excel (6)

  1. คลิกที่แท็ป Error Alert (การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด) เป็นการกำหนดเงื่อนไขให้แสดงการแจ้งเตือนเมื่อป้อนข้อมูลที่ไม่อยู่ในรายการที่กำหนดไว้ โดยจะมีให้เลือก 3 แบบ ตามตัวอย่างเลือกแบบ Stop
    • Stop (หยุด) เป็นการเตือนโดยต้องเลือกตามรายการที่กำหนดไว้เท่านั้น
    • Warning (คำเตือน) เป็นการแจ้งเตือนหากไม่เลือกตามรายการที่กำหนด แต่สามารถเพิ่มค่าเพิ่มเติมได้
    • Information เป้นการแจ้งเตือนเพื่อให้ทราบหากใส่ข้อมูลไม่ถูกต้อง แต่สามารถเพิ่มค่าเพิ่มเติมได้
    • หลังจากกำหนดเรียบร้อยคลิก OK

drop-down-list-excel (7)

  • จากตัวอย่างจะเลือก ตัวเลือกแบบ Stop

drop-down-list-excel (8)

  1. ลองทดสอบคลิกเซลล์ที่ได้กำหนดให้เป็น Drop down list หากมีการกำหนด Input Message (ข้อความที่ใส่) จะแสดงข้อความตามที่กำหนด

drop-down-list-excel (9)

  1. เมื่อคลิกที่ลูกศร จะแสดงรายการที่กำหนด

drop-down-list-excel (10)

  1. ทดสอบใส่ข้อมูลที่ไม่อยู่ในรายการแล้วกด Enter

drop-down-list-excel (11)

  1. จะแสดงตามที่กำหนด โดยตามตัวอย่างกำหนดเป็น Stop จะบังคับให้กลับมาเลือกรายการที่อยู่ใน List เท่านั้น

drop-down-list-excel (12)

  • หวังว่าจะเป็นประโชยน์ นำไปปรับประยุกต์ใช้งานกันนะครับ